Disclaimer

 

Privacy Statement BSPD
9 september 2020

In het kader van onze dienstverlening van de Belangenvereniging SPD gevestigd te (1215 CP) Hilversum aan Gijsbrecht van Amstelstraat 367, ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer 40.480.489, verder te noemen: BSPDen/of de vereniging”, verwerken wij persoonsgegevens. Wij kunnen deze gegevens van uzelf hebben ontvangen, bijvoorbeeld bij inschrijving als lid, via onze website, e-mail, telefoon of app. Daarnaast kunnen wij uw persoonsgegevens in het kader van onze dienstverlening verkrijgen via derden. Met dit Privacy Statement informeren wij u over hoe wij met deze persoonsgegevens omgaan.

2. De vereniging houdt in het kader van uw lidmaatschap een ledenlijst met geregistreerde gegevens bij.

Veelal gaat het om de volgende gegevens:

  • NAW-gegevens;

  • Geboortedatum en -plaats;

  • Geslacht;

  • Contactgegevens (e-mailadressen, telefoonnummers, sociale media accounts), naam en functie van

    contactpersonen;

  • Bankrekeningnummer;

  • Datum aanvang lidmaatschap;

  • Datum beëindiging lidmaatschap;

  • Reden einde lidmaatschap;

  • Bezochte seminars en/of deelgenomen cursussen.

3. Doelen van en grondslagen voor de verwerking

In een aantal gevallen verwerken wij de persoonsgegevens om te kunnen voldoen aan (een) wettelijke verplichting(en), maar meestal doen wij dat om uitvoering te kunnen geven aan de doeleinden van het lidmaatschap van de vereniging. Sommige gegevens worden vastgelegd om praktische- of efficiency- redenen, waarvan wij er vanuit (mogen) gaan dat die ook in uw belang zijn, zoals:

  • Het houden van een algemene ledenadministratie;

  • De te ontplooien c.q. ontplooide activiteiten van de vereniging;

  • Communicatie- en informatievoorziening aan haar leden;

  • Het op een zo efficiënt mogelijke wijze kunnen verlenen van onze dienstverlening;

  • De verbetering van onze diensten;

  • Facturering en incasso.

    Bovenstaande betekent concreet ook dat wij uw persoonsgegevens gebruiken voor onze eigen marketingdoeleinden, om u reclamematerialen te sturen, te berichten over onze diensten, als wij daarvan denken dat deze voor u van belang kunnen zijn. Het kan ook gebeuren dat wij contact met u opnemen om feedback te vragen over diensten die door ons zijn verleend of voor markt- of andere onderzoeksdoeleinden.

    In voorkomende gevallen kan het zijn dat wij persoonsgegevens om andere dan bovenstaande redenen willen verwerken en dat wij u daar expliciet toestemming voor zullen vragen. Indien wij persoonsgegevens die wij mogen verwerken op basis van uw toestemming ooit voor andere of meerdere doeleinden willen verwerken, dan zullen wij u daar eerst opnieuw toestemming voor vragen.

    Tot slot kunnen wij uw persoonsgegevens ook gebruiken om de rechten of eigendommen van onze vereniging en/of die van onze leden te beschermen en, zo nodig, om te voldoen aan gerechtelijke procedures.

    4. Verstrekking aan derden

    In het kader van onze dienstverlening kunnen wij gebruikmaken van diensten van derden, bijvoorbeeld als deze derden over specialistische kennis of middelen beschikken, die wij niet in huis hebben. Dit kunnen zogenaamde verwerkers of sub-verwerkers zijn, die op basis van een exacte opdracht de persoonsgegevens zullen verwerken. Andere derden die weliswaar strikt genomen geen verwerker zijn van de persoonsgegevens, maar daar wel inzage in hebben of kunnen hebben, zijn bijvoorbeeld onze systeembeheerder, leveranciers of hostingpartijen van online-software, of adviseurs wiens advies wij ten behoeve van onze vereniging kunnen inwinnen. Als het inschakelen van derden tot gevolg heeft dat zij toegang hebben tot de persoonsgegevens of die zij zelf vastleggen en/of anderszins bewerken, dan zullen wij met die derden (schriftelijk) overeenkomen dat zij alle verplichtingen van de AVG zullen naleven. Uiteraard zullen wij alleen derden inschakelen van wie wij kunnen en mogen uitgaan dat zij betrouwbare partijen zijn die adequaat met persoonsgegevens omgaan en de AVG kunnen en zullen naleven. Dit houdt onder meer in dat deze derden uw persoonsgegevens slechts mogen verwerken na uitdrukkelijke schriftelijke verkregen toestemming van het betreffende lid en/of door het bestuur voor de hiervoor genoemde doeleinden. Indien schriftelijke toestemming door het bestuur wordt verleent alsdan dient deze toestemming te worden verleent door minimaal twee bestuursleden.

    Uiteraard kan het ook zo zijn dat wij uw persoonsgegevens aan derden moeten verstrekken in verband met een wettelijke verplichting.

    Wij zullen in geen enkel geval uw persoonsgegevens zonder uw expliciete toestemming aan derden verstrekken voor commerciële of goede doelen.

    5. Bewaartermijnen

    Wij zullen uw persoonsgegevens niet langer verwerken dan nuttig is voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt (zie hiervoor paragraaf 3 Doelen van en grondslagen voor de verwerking’). Dit betekent dat uw persoonsgegevens bewaard worden zolang deze nodig zijn om de betreffende doelen te bereiken, veelal tot één jaar na beëindiging van het lidmaatschap. Bepaalde gegevens moeten langer worden bewaard (veelal 7 jaren), omdat wij ons moeten houden aan wettelijke bewaarplichten (bijvoorbeeld de fiscale bewaarplicht).

     

    6. Beveiliging

    Wij hebben voor de bescherming van de persoonsgegevens passende organisatorische en technische maatregelen getroffen voor zover die in redelijkheid van ons kunnen worden verlangd, rekening houdend met het te beschermen belang, de stand van de techniek en de kosten van de relevante beveiligings- maatregelen.

    Wij verplichten onze medewerkers en eventueel derden die noodzakelijkerwijs toegang hebben tot de persoonsgegevens tot geheimhouding. Verder dragen wij er zorg voor dat onze medewerkers een juiste en volledige instructie hebben gekregen over de omgang met persoonsgegevens en dat zij afdoende bekend zijn met de verantwoordelijkheden en verplichtingen van de AVG. Indien u hier prijs op stelt, lichten wij u graag verder in over hoe wij de bescherming van de persoonsgegevens hebben vormgegeven.

    7. Uw rechten

    U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegevens die wij van u hebben (behoudens uiteraard indien dit eventuele wettelijke verplichtingen doorkruist). Verder kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door een van onze verwerkers. Ook heeft u het recht de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of direct aan een andere partij indien u dit wenst.

    8. Incidenten met persoonsgegevens

    Als er sprake is van een incident (een zogenaamd datalek) aangaande de betreffende persoonsgegevens dan stellen wij u, behoudens zwaarwegende redenen, daarvan onverwijld op de hoogte indien er een concrete kans is op negatieve gevolgen voor uw persoonlijke levenssfeer en de verwezenlijking daarvan. Wij streven ernaar dit te doen binnen 48 uur nadat wij dit datalek hebben ontdekt of daarover door onze (sub)verwerkers zijn geïnformeerd.

    9. Klachten

    Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens, dan vragen wij u hierover met ons contact op te nemen. Mocht dit niet tot een bevredigende uitkomst leiden, dan heeft u altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens; de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy.

    10. Verwerking binnen de EER

    Wij zullen de persoonsgegevens alleen verwerken binnen de Europese Economische Ruimte, behalve als u hierover met ons andere schriftelijke afspraken overeenkomt. Uitzondering hierop zijn situaties waarin wij contactmomenten via onze website en/of sociale media pagina’s (zoals Facebook en LinkedIn) in kaart willen brengen. Denk hierbij aan bijvoorbeeld bezoekersaantallen en opgevraagde webpagina’s. Uw gegevens worden door derden buiten de EU opgeslagen wanneer gebruik wordt gemaakt van Google Analytics, LinkedIn of Facebook. Deze partijen zijn ‘EU-VS Privacy Shield’-gecertificeerd, zodat zij zich moeten houden aan de Europese privacyregelgeving. Overigens betreft dit slechts een beperkt aantal gevoelige persoonsgegevens, met name uw IP-adres.

    11. Wijzigingen

    Ongetwijfeld zal ons privacybeleid wel eens worden gewijzigd. De meest recente versie van het Privacy Statement is logischerwijs de van toepassing zijnde versie en is te vinden op onze website.

    12. Tot slot

    Wij hopen u met dit Privacy Statement een helder beeld te hebben gegeven van ons privacybeleid. Mocht u echter vragen hebben over hoe wij omgaan met persoonsgegevens, dan horen wij dat graag. Eerste aanspreekpunt voor privacyaspecten bij onze organisatie is de heer L.J. Nijdam, bereikbaar onder email: secretariaat@bspd.nl.